Gambar diambil di sini
Pernah merasa panik, dan bingung ketika mencari satu dokumen, laporan atau data terakhir, sementara kita lupa meletakkannya dimana? Diantara bejibunnya tumpukan kertas dan folder?
Selain memakan waktu lama juga tingkat konsentrasi yang buyar seketika. Mm .. pekerjaan akan berjalan mundur tentunya.
Hari itu, aku sempatkan full day untuk memberantak isi file file yang sudah ada, dan memasukkan lembaran lembaran yang masih "menggelantung". Hi hi .. lantai berserakan kertas kertas yang terbagi atas dokumentasi barang, pribadi, dan bank. Wah, rupanya .. aku sempat terlupa. Beberapa file masih belum berhasil kuurus hingga selesai kelengkapannya.
Sehari itu, waktu berjalan tanpa terasa. Keasyikanku ketika menangani pekerjaan memang membuat yang lain minggir. Alias tak boleh diganggu .. ^.^
Hingga belum sampai siang .. pekerjaan pun selesai. Sekalipun beberapa folder sudah tak muat lagi dan harus ditambahkan dengan folder yang baru.
Seberapa pentingnya kah kita mengurus dan mengatur dokumentasi yang kita miliki? Ketika menilik beberapa dokumentasi pekerjaan di kantor, semua terlihat tertata rapi. Dengan begitu akan mempermudah prosesi kita dalam bekerja. Baik dalam hal kelengkapan surat suratnya, narasi pekerjaan dari awal hingga akhir. Ini berkaitan dengan efisiensi dalam bekerja dan pengelolaan waktu yang efektif.
Dokumentasi yang tepat berarti, data yang dapat diandalkan disaat saat yang tepat dan singkat. Siap dipergunakan untuk analisa, laporan bahkan presentasi yang dilakukan "suddenly happened" alias dadakan. Wah, .. gak kebayang kalau dokumentasinya berantakan, bagaimana mau mempercayakan pengolahan data pada akhirnya.
Hari itu, aku sempatkan full day untuk memberantak isi file file yang sudah ada, dan memasukkan lembaran lembaran yang masih "menggelantung". Hi hi .. lantai berserakan kertas kertas yang terbagi atas dokumentasi barang, pribadi, dan bank. Wah, rupanya .. aku sempat terlupa. Beberapa file masih belum berhasil kuurus hingga selesai kelengkapannya.
Sehari itu, waktu berjalan tanpa terasa. Keasyikanku ketika menangani pekerjaan memang membuat yang lain minggir. Alias tak boleh diganggu .. ^.^
Hingga belum sampai siang .. pekerjaan pun selesai. Sekalipun beberapa folder sudah tak muat lagi dan harus ditambahkan dengan folder yang baru.
Seberapa pentingnya kah kita mengurus dan mengatur dokumentasi yang kita miliki? Ketika menilik beberapa dokumentasi pekerjaan di kantor, semua terlihat tertata rapi. Dengan begitu akan mempermudah prosesi kita dalam bekerja. Baik dalam hal kelengkapan surat suratnya, narasi pekerjaan dari awal hingga akhir. Ini berkaitan dengan efisiensi dalam bekerja dan pengelolaan waktu yang efektif.
Dokumentasi yang tepat berarti, data yang dapat diandalkan disaat saat yang tepat dan singkat. Siap dipergunakan untuk analisa, laporan bahkan presentasi yang dilakukan "suddenly happened" alias dadakan. Wah, .. gak kebayang kalau dokumentasinya berantakan, bagaimana mau mempercayakan pengolahan data pada akhirnya.
Gejala tidak efisiensinya waktu adalah ketika kita tergoda menerima satu email, surat menyurat lainnya atau lembaran dokumen yang "sementara" tergeletak dalam satu folder. Atau selamanya berada dalam folder itu. Ups .. kekacauan akan muncul ketika narasi cerita satu pekerjaan mulai berakar kemana mana. Bagaimana bisa menyederhanakan pekerjaan akhirnya kalau waktu berharga kita akan terbuang percuma?
Kita bisa memulainya dengan menyimpan beberapa data dalam folder/ file yang sudah dikategorikan.
- Hindari menyimpan dokumen/surat yang tidak perlu. Se selektif mungkin melakukan sortiran, mana yang perlu disimpan dan yang tidak.
- Memberikan nama singkat untuk mengidentifikasi atau yang berhubungan dengan folder. Bisa dilakukan dengan pemberian warna warna untuk membedakan file/folder yang berbeda pula.
- Untuk satu narasi cerita/satu proyek/satu aktivitas, kumpulkan dalam satu file/folder yang sama. Bila memiliki keterkaitan dengan narasi yang lain, lakukan pengcopy an data untuk disertakan di narasi aktivitas yang lain.
- Pengaturan file dengan tanggal, nama, tokoh utama/pelaksana, nama aktivitas akan mempermudah pencarian data.
Yuk kita mulai aktivitas kita ... ^.^
1 Fans Berat:
Aku termasuk orang yang sering lupa naruh dokumen mbak... Berarti belum rapi ya dalam menyimpannya hehehe... Jadi pengen malu nih...
Posting Komentar